毎日、あるいは週や月に一度、必ずやらなくてはならない作業、そしてそのやり方もほぼ決まっている作業、それが「ルーティンワーク」と呼ばれる作業です。
このルーティンワーク。どちらかと言えば、「決まりきった作業」として、退屈、面白みのない仕事と思われがちです。
しかしながら、仕事を効率的に行うために、実はルーティンワークはとても重要です。

なぜならば、「ルーティン」つまり「繰り返し」であるがゆえに、「習慣化することでモレやミスがなくなる」ということ、そして「熟練度が上がり、作業スピードが上がる」というメリットがあるからです。
ですから、効率的に仕事を進めるためには、このルーティンワークを活用しない手はありません。
では、その活用の仕方について説明しましょう。
まず、、あなたのルーティンワークには何があるか、それを考えてみてください。
「週一の情報共有会議」「月一の請求書の発行」など、様々なルーティンワークがあると思いますが、それらは今まで通りやってください。
ここでは、そうした既にやっているルーティンワークは対象としません。
仕事の効率化を実現するためには、「今まではルーティンワークと認識していなかった作業」をルーティン化するのがポイントです。
それはたとえば、「日々のメール処理」や「段取り」などです。
これらも実は「定期的に、そしていつも同じやり方で行う」、立派なルーティンワークです。
それを明確なルーティンワークとしてスケジュールに組み込み、いつも同じタイミングとやり方で行うことで「モレとミス」がなくなり、そして熟練度が上がって「スピードアップ」します。
たとえば、「メールのチェックは、毎朝9時から30分」や、「2週間後～1か月後までのスケジュールを、毎週金曜日の17時から30分」のように決め、ルーティンワークとしてスケジュールに組み込んでしまうのです。
そうすれば、「あ、来週のスケジュールを決めてなかった」のような仕事の「モレ」を防ぐことができますし、パズルやゲームと同じく、熟練することでメールの処理も徐々に「速く」なります。
もうひとつコツを挙げると、最初は「60分」のように時間を長めに取り、慣れて速くなってきたら、「45分」「30分」と段階的に時間を短くしていきましょう。
そうすることで、継続的な仕事のスピードアップに繋がります。
本日はちょっと短めですが、皆さんのお仕事に活用していただければ幸いです。